初めての仕事

今日は内勤者6人のうち2人が出張、ひとりが有休でお休みでした。その出張の2人というのは私と同じ営業事務担当の人。そして休みの人も同じ営業事務。朝の朝礼のときはその出張の二人はいたのですが、10時半過ぎに出発。ついにはマーケティング担当は私ひとりになってしまいました。
私の会社のマーケの仕事としては午前中に受注エラーFAXの受注処理作業というのがあり、午後は翌日の売上実績の受信、そしてまた本日受けた注文の受注処理　という大きく分けて必ず毎日あることが３つあるのです。普段受注はパンチャーである私の先輩が担当、データー受信、出力は私担当。そのデーターを見てわかりやすい実績表を作るのがベテラン係長の仕事です。つまり普段は3人でそれを回してします。
ところがそのうち二人が出張。朝送信のエラーのFAXは毎日FAX受注センターから機械処理できなくてエラーで上がったものを人間が再処理するのですが、そのFAXはその日により、送られてくる時間がまちまちなのです。大量であればあるほど、送り返される時間は遅く、正午に送信完了なのに20枚以上のエラーFAXが15分前とかに送られてくることもあります。
私の先輩はベテランパンチャーなので打つスピードもものすごく早いし、慣れています。今日も先輩は最初そのエラーFAXをパンチしてから出かけるつもりでした。しかし、10時半過ぎには出かけることが判明。もちろんFAXはまだ届きません。午後の受注送信なら誰でもわかる手書きのFAX注文用紙に商品番号を書き、FAX受注センターにFAX送信すればお店の注文は会社でパンチするのと同じ着日なのですが、朝はパソコンで受注をパンチしなければお店に正しい日に注文がいかないのです。

実は私はこの会社に入って6年目のくせに一度もパソコンでパンチして注文を流してことがないのです(>_<)しかし先輩がいない今は私しかやる人がいません。いつも先輩の下で働いていて、自分自身もたまに送信だけしてみたり、商品の掛け率調べるために受注の画面は開いたことはあったので、なんとなく仕組みと要領だけはわかっていました。しかし実際自分がパンチしたデーターがお店の仕入れ金額になるというところは一度もしたことがないのです。
しかしエラーのFAXを処理しないとお店のクレームになります。受注のことがわかる二人はすでに会社にはいません。以前マーケ担当を15年近くしていてここ1年で総務担当になった先輩はいます。しかし最近会社のシステムが変わり、パソコンが変わってからはその先輩は受注を打ったことがないそうです。彼女に聞けるのは要領だけ。でも逃げられません。誰も助けてはくれないのです。
エラーのFAXが無事届き、それを見ると案外今日は量的には少なかったので助かりました。先輩ならたぶん15分以内で終わるであろう作業を私は30分以上かけて慎重にやりました。私が商品コードを間違って打てばお店に間違った商品が行ってしまい、返品になったりするのです。何度も見直してちゃんと時間通りに送信することが出来ました。月曜日にクレームの電話がかかってこなれけば私の作業は正しかったということになるのです。
午前の大仕事が終わり、午後は私のいつもの仕事。しかし明日は売り上げでいうと末日なので営業さんにとっては達成してるかしないかがかかっているのです。こういう日は数字がわかり次第私はセールスさんひとりひとりの携帯に電話することにしています。自分で打って流して受信、そして出力。今日の私に休む暇はありません。いつものように出力してコピーして売り上げ電話して、人によってはメール送信してほしい人もいます。今日は末日なので支社長も私からの連絡を待っていらっしゃる。いつものように一通り終わると今度はその数字をまた別のExcel表に打ち込む作業もありました。この作業は計画担当の係長がいつもやってくださる仕事なのですが、今日は係長も出張、その作業も私がやりました。それは単にその数字を打ち込むだけなので難しくはないし、以前にも係長が出張のときにやったことがあったのですが、とにかく朝からずっと緊張しているせいで間違った場所に数字を打ち込んでみたりとかわけのわからないことをいっぱいしてしましました。でもなんとか終わりました。
そしてそれが終わると午後の受注送信。これは朝よりもさらに量が少なくすぐに終わったので本当によかったです。
今日何よりも幸いだったのが、電話が少なかったことと、私の本来の仕事の量が少なくいつもだったら暇だ、どうしようと困る日だったのです。そんな日だったので初めての仕事でもちゃんと時間内にこなせることができました。いつもならもっとたくさん電話が取れるのに今日はそんな余裕はあんまりありませんでした。私の代わりに経理で来ている派遣社員の方がたくさん取ってくれました。彼女も最近少し余裕が出てきたのか電話を取れるようになったみたいです。この日記見ているかみていないかはわかりませんが、本当に今日は助かりました。ありがとう。今日はそんなこんなでみなさんのおかげでマーケとしてできなきゃいけない仕事の一つができるようになってとっても嬉しかったです。
夕方5時ごろ、先輩たちが出張から戻ってきました。私がひとりで全部出来たと言ったので二人ともにとても感謝されてしまいました。私としてはまたひとつ自分が出来る仕事が増えて先輩が忙しいときは受注も流せるようになって嬉しいだけなのですが・・・これからまたひとつ仕事が増えそうですが、がんばりたいです。